LÀM THẾ NÀO KHI NHÂN VIÊN PHỤ THUỘC QUÁ NHIỀU VÀO QUẢN LÝ

LÀM THẾ NÀO KHI NHÂN VIÊN PHỤ THUỘC QUÁ NHIỀU VÀO QUẢN LÝ


Tưởng tượng bạn là một người quản lý và vừa bước vào văn phòng như bao ngày khác. Trước khi ngồi vào ghế, một nhân viên bước vào phòng và nhờ bạn giúp cô ấy về một ngân sách mà cô đang chuẩn bị. Ngay khi cô này rời đi, một anh nhân viên khác bước vào nhờ bạn giúp anh ấy chuẩn bị một kế hoạch marketing có thời hạn cuối tuần này. 


Cứ thế, khi bạn nhận ra thì một phần lớn thời gian làm việc trong ngày của mình đã dành để giúp người khác làm việc, trong khi việc của chính mình còn đầy ra đấy.


Quản lý cần hỗ trợ cho nhân viên, nhưng điều này rất dễ bị lạm dụng. Qua thời gian, các nhân viên có thể quen “thói phụ thuộc vào quản lý.”


Vậy, làm sao để đào tạo cho nhóm cách tự chịu trách nhiệm cho công việc của mình, thay vì chạy đến nhờ bạn “cầm tay chỉ việc” từng bước một? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách giảm tình trạng nhân viên phụ thuộc vào quản lý, đồng thời giúp nhân viên tự lập hơn.


👉 Không quản lý chi li và chịu trao quyền


Các thành viên nhóm thường bị phụ thuộc vào quản lý vì người quản lý thực hiện phong cách quản lý chi li (micromanagement). Khi quản lý không để nhân viên tự chịu trách nhiệm cho công việc, dĩ nhiên là nhân viên sẽ phụ thuộc vào quản lý.


Khi đó, điều quan trọng là xem xét lại phong cách quản lý của bạn. Có khi nào bạn đang quản lý quá sát sao nhóm của mình không?


Nếu đúng là vậy, hãy “rút lui” từ từ. Hãy bắt đầu giao cho nhân viên những việc không cần phải hoàn tất một cách hoàn hảo. (Khi bạn giảm mức độ kiểm soát và ý kiến của mình xuống, ban đầu, nhóm sẽ bị bối rối. Vì vậy, tốt hơn hết là bắt đầu bằng những dự án hoặc công việc ít quan trọng hơn hoặc không gấp.)


Tiếp theo, hãy xem lại cách bạn đang trao quyền. Khi được giao việc, nhân viên phải hiểu chính xác là họ cần làm gì. Họ phải biết mình có đủ kỹ năng và kiến thức để hoàn thành việc đó. Đồng thời, nhân viên cũng phải cảm thấy mình có trách nhiệm hoàn thành việc đó với một chất lượng và trước một thời hạn nhất định.


Nếu người quản lý giao việc mà thiếu những thông tin cơ bản, nhân viên có thể bị buộc phải đến gặp bạn để xin thêm thông tin. Hãy tránh trường hợp này bằng cách đảm bảo nhân viên đã có đủ mọi thứ họ cần từ đầu. 


Một chiến lược để ngăn chặn tình huống nhân viên phụ thuộc vào quản lý là giao một việc cho hai nhân viên. Hãy để họ tự chia việc với nhau. Nếu có thắc mắc, hãy khuyến khích họ tự thảo luận với nhau trước và chỉ đến gặp bạn khi không thể nào tìm ra được đáp án cùng nhau.


Ngay từ lúc giao việc, hãy nói rõ rằng bạn đã đưa cho họ toàn bộ thông tin bạn có, và giải thích rằng nếu quản lý biết mọi câu trả lời thì bạn đâu có cần nhân viên giỏi làm gì nữa! Cho họ biết rằng công việc này sẽ cần phải động não suy nghĩ chiến lược và bạn tin rằng họ có đủ khả năng làm việc đó. Ngoài ra, cũng phải nói rõ rằng bạn muốn họ hoàn thành công việc thay vì đến phàn nàn với bạn.


Nếu họ gặp vấn đề, hãy áp dụng quy tắc: “trình bày vấn đề luôn kèm theo giải pháp.” Hãy đảm bảo họ đã nghĩ ra ít nhất một giải pháp khả thi cho vấn đề mà họ muốn trình bày với bạn.


👉 Xây dựng văn hóa chịu trách nhiệm


Để nhóm bạn học được tính chịu trách nhiệm, bạn phải có một văn hóa khuyến khích hành vi này.


Hãy xem lại văn hóa của tổ chức. Tổ chức bạn có đang khuyến khích tinh thần chịu trách nhiệm và suy nghĩ độc lập không?


Nếu câu trả lời là “không”, thì bạn phải thay đổi điều này.


Hãy đảm bảo rằng tính “chịu trách nhiệm” được viết vào bản tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc. Bạn phải để cho nhóm biết rằng hành vi này sẽ được tưởng thưởng. Khi nhân viên có hành động độc lập để hoàn thành công việc, hãy khen ngợi sự chủ động của họ.


Khi đã đến lúc đánh giá hiệu quả công việc, hãy đánh giá nhân viên dựa trên khả năng chịu trách nhiệm. Hãy cho họ biết rằng bạn xem trọng tính chủ động, và họ càng chịu trách nhiệm cho việc họ làm, điểm đánh giá hiệu quả công việc của họ sẽ càng cao. Hãy lưu ý đến những thành viên chịu trách nhiệm và cụ thể việc họ đã làm để bạn có thể thảo luận điều này trong quá trình đánh giá.


👉 Áp dụng các kỹ thuật nuôi dạy con cái


Một điều ít ai ngờ là ta có thể áp dụng một số kỹ thuật dạy con hiệu quả để “dạy” cho nhóm tính độc lập.


Ví dụ, nhiều bậc cha mẹ được khuyên là nên để bé dẫn dắt trong một số tình huống. Lựa chọn của bé có thể sai, nhưng kinh nghiệm đó sẽ giúp bé học hỏi và phát triển.


Đây là một kỹ thuật rất hay và có thể áp dụng cho nhóm nhân viên. Trong các cuộc họp, hãy để một thành viên nhóm dẫn dắt, còn bạn chỉ ngồi quan sát thôi. Hoặc bạn có thể để nhóm chọn một trưởng nhóm. Việc để nhóm tự kiểm soát sẽ buộc họ phải độc lập hơn, ít dựa vào bạn hơn và có quyền tự đưa ra quyết định.


Người ta cũng thường khuyên các bậc cha mẹ là hãy “tập vắng mặt” nếu muốn dạy cho con độc lập hơn. Nếu tổ chức của bạn cho phép làm việc từ xa, hãy dành nhiều thời gian bên ngoài văn phòng hơn - hoặc đơn giản là đóng cửa phòng để ra dấu hiệu là bạn không muốn bị làm phiền. Việc tạo ra khoảng cách giữa bạn và các thành viên nhóm sẽ buộc họ phải tự đưa ra quyết định.


👉 Tổng kết


Đôi khi, nhóm có thể bị phụ thuộc vào người quản lý. Để tránh tình trạng này, hãy đảm bảo bạn không quản lý chi li các hoạt động của họ. Ngoài ra, hãy bắt đầu giao phó những việc ít quan trọng hơn và nói rõ là họ có toàn quyền giải quyết việc đó.


Bạn cũng có thể áp dụng một số chiến lược nuôi dạy con cái. Hãy trao quyền cho nhân viên bằng cách để họ dẫn dắt trong các buổi họp và dự án. Bên cạnh đó, hãy bớt thời gian ở trong văn phòng hoặc đóng cửa phòng làm việc của bạn lại.


Có thể sẽ mất một thời gian, nhưng từ từ, nhóm của bạn sẽ tự tin hơn, độc lập hơn và ít dựa vào bạn hơn.

_____

Nguồn: sưu tầm

Bài đăng phổ biến từ blog này

KINH NGHIỆM MỞ NHÀ HÀNG: HƯỚNG DẪN CÁCH MỞ NHÀ HÀNG CHI PHÍ THẤP, HIỆU QUẢ

SƠ ĐỒ NỤ CƯỜI KHÁCH HÀNG - THE SMILING CURVE

HẠNH PHÚC LÀ GÌ?